L’archivage des documents avec la GED

GED Logiciel, application, outil adminblog 23 juillet 2025 0 Commentaires

L’archivage des documents avec la GED

À partir de la GED, il est possible pour une entreprise d’archiver parfaitement ses documents en fonction du type de fichier et de leur contenu. Les utilisateurs n’auront qu’à gérer seulement le processus de dématérialisation ainsi que le dépôt du fichier dans le système informatique. En mettant en place un projet de GED, l’archivage des documents se fait plus efficacement.

Archivage enclenché automatiquement dans la GED

Lorsque vous mettez en place un projet de GED au cœur de votre organisation, l’archivage de vos données est enclenché automatiquement. Dès le moment où vous réalisez la numérisation d’un document et l’intégrez au logiciel de GED, le processus d’archivage se lance automatiquement. En effet, un dispositif de stockage et de classement adapté se met aussitôt en place. Toutefois, le stockage des documents ne se fait pas n’importe comment. Il tient compte de divers paramètres :

Le type de document
Le type du fichier et la nature du contenu de celui-ci
La durée de conservation documentaire à respecter

Lorsque vous utilisez un logiciel de GED, celui-ci se charge de la réception des fichiers et de leur archivage dans un SAE (Système d’Archivage Electronique) séparé, et ce, à la fin de leur cycle de vie.

Si vous êtes préoccupé par le stockage et l’archivage de vos données, l’idéal est de mettre en place un plan de gestion électronique de documents. Découvrez en un clic les avantages et le fonctionnement de la GED et comment procéder pour sa mise en œuvre.

Simplification de la recherche documentaire

L’archivage à partir de la GED permet aux collaborateurs de l’entreprise de rechercher en toute simplicité les documents dont ils ont besoin pour gérer les affaires courantes. C’est d’ailleurs le but des solutions numériques que propose la GED. Elles facilitent l’accès aux différents documents et le traitement des informations grâce à des archives ludiques. Lorsque des documents sont archivés à partir de la GED, il est plus aisé d’y accéder pour effectuer des modifications ou simplement les supprimer. Si les logiciels de gestion électronique de documents permettent de faire toutes ces choses, c’est parce qu’ils embarquent de multiples fonctionnalités. En voici quelques-unes :

Recherche en utilisant des mots-clés
Recherche en s’appuyant sur un mot ou une phrase d’un document texte
Accès à un document en utilisant des fichiers liés qui, par exemple, peuvent appartenir au même dossier ou au même client.

Avec la GED, il est possible de faire coexister de nombreuses versions d’un même document. L’archivage électronique assure l’intégrité de celles-ci, grâce notamment à des fonctionnalités qui garantissent la gestion des droits d’accès des utilisateurs.

Caractéristiques de la GED favorisant un bon archivage

En optant pour la gestion électronique des documents, vous pouvez avoir la certitude de bien archiver vos dossiers. Car la GED a des caractéristiques qui favorisent un excellent archivage.

Il y a d’abord le fait que le mode d’utilisation de la GED soit ouvert et soit ainsi à la disposition de l’ensemble des collaborateurs de l’entreprise. Alors que ces derniers n’ont pas pour mission d’archiver les fichiers et n’ont pas forcément la formation juridique sur les durées de conservation des documents. L’archivage via la GED permet de conserver parfaitement ses documents tout en permettant de pouvoir y accéder rapidement en cas de besoin.

L’évolutivité : une fonctionnalité clé

Ensuite, les possibilités d’évolution sont réelles avec la GED. Une solution de gestion électronique est souple et s’adapte aux transformations dans les métiers et activités de l’entreprise. Un outil GED de bonne presse doit être évolutif. Au fil du temps, d’autres réalités peuvent se présenter dans le fonctionnement de l’entreprise. Aussi, il est possible que de nouvelles fonctionnalités apparaissent pour parfaire la conservation des documents. Si le logiciel GED est évolutif, ces nouvelles fonctionnalités seront aussitôt prises en compte grâce aux mises à jour effectuées par l’éditeur.

Traitement des métadonnées

Sachez aussi que pour organiser la gestion de documents, le logiciel GED englobe l’ensemble des éléments de chaque fichier existant. Ces données singularisent chaque document et sont appelées métadonnées. Celles-ci précisent les étapes que le document a parcourues au cours de son cycle de vie, notamment les modifications qui ont été effectuées par tel ou tel utilisateur. Les métadonnées sont prises en compte par le logiciel GED et aident à retrouver plus facilement les documents. Celles-ci permettent de faire un archivage qui n’est pas fermé.

Conclusion

La mise en place d’une Gestion Électronique des Documents (GED) représente une solution stratégique pour toute entreprise souhaitant optimiser la gestion de ses archives. En automatisant le processus d’archivage, la GED permet non seulement de gagner en efficacité mais aussi de garantir la conformité et la sécurité des documents. Les fonctionnalités avancées, telles que la recherche par mots-clés, la gestion des métadonnées et l’évolutivité des systèmes, offrent une flexibilité précieuse face aux évolutions constantes des besoins professionnels.

Grâce à la GED, les entreprises peuvent se concentrer sur leur cœur de métier tout en bénéficiant d’un archivage structuré et accessible. L’adoption de cette technologie est donc un investissement judicieux pour toute organisation désireuse de moderniser ses processus documentaires et d’améliorer sa productivité globale.